​

Het besluit om een nieuw softwarepakket te implementeren is voortgekomen uit de volgende uitdagingen die La Cantina tegenkwam in haar huidige manier van werken:

1. Verouderde en inefficiënte werkwijze
2. • Sinds de oprichting in 2002 werkt La Cantina grotendeels met Excel en Winfakt (boekhoud- en facturatiesoftware). Hoewel dit voldoende was in de beginfase, is het met de huidige bedrijfsomvang en complexiteit niet meer geschikt.
   • Alle rapportages, gegevensbeheer en analyses worden handmatig in Excel uitgevoerd, wat zeer tijdrovend en foutgevoelig is.
3. Groei van het bedrijf
4. • Met een jaarlijkse omzet van meer dan €20 miljoen en een volume van 23.000 ton grondstoffen per jaar, afkomstig van meer dan 50 leveranciers, is de operationele last aanzienlijk gegroeid.
   • De toegenomen complexiteit, met leveranciers in Frankrijk, België, Zwitserland en Spanje en klanten in Duitsland en België, vereist een efficiëntere aanpak.
   • Specifieke BTW-rapportages, zoals het gebruik van een Duits BTW-nummer voor transacties in Zwitserland en Duitsland, maken de administratieve processen nog complexer.
5. Fragmentatie van tools en processen
6. • Documenten worden gedeeld via Dropbox, een virtuele server en PowerApps, wat leidt tot een versnipperd IT-landschap.
   • Er zijn geen koppelingen tussen essentiële processen zoals aankoop- en verkoopcontracten, volumes en transport.
   • Transportprogramma’s, contractbeheer en administratieve taken worden allemaal in afzonderlijke Excel-bestanden beheerd.
7. Gebrek aan automatisering en integratie
8. • Facturen worden handmatig aangemaakt zonder automatische koppelingen tussen inkomende en uitgaande facturen.
   • Het huidige boekhoudsysteem biedt geen mogelijkheden voor automatische verwerking van inkomende facturen, koppelingen met online bankdiensten of analytische inzichten voor evaluaties en onderhandelingen.
9. Hoge administratieve werkdruk en foutgevoeligheid
10. • Veel gegevens moeten meerdere keren handmatig worden ingevoerd, wat leidt tot een enorme administratieve last en een verhoogd risico op menselijke fouten.
11. Toenemende behoefte aan branche-specifieke functionaliteiten
12. • Voor de voedingsindustrie zijn functies zoals lotnummerbeheer, traceerbaarheid en kwaliteitsbeheer essentieel, maar deze ontbreken in het huidige systeem.

Conclusie

De huidige manier van werken is niet langer schaalbaar of efficiënt genoeg om de operationele complexiteit van La Cantina te ondersteunen. Een nieuw geïntegreerd softwarepakket is noodzakelijk om de bedrijfsvoering te moderniseren, processen te stroomlijnen en de administratieve last te verminderen. Dit pakket moet zorgen voor een centraal systeem dat alle gegevens en processen met elkaar verbindt en klaar is voor verdere groei.

Een empty container management system voor de bakken waar hun producten worden in vervoerd. 

Na de implementatie van het nieuwe geïntegreerde softwarepakket heeft La Cantina aanzienlijke verbeteringen en voordelen ervaren in de dagelijkse bedrijfsvoering. Hieronder worden de belangrijkste voordelen toegelicht:

1. Efficiëntieverbetering en tijdsbesparing

• Automatisering van handmatige taken: Veel administratieve handelingen, zoals het aanmaken van facturen, het verwerken van inkomende facturen en het rapporteren, zijn nu geautomatiseerd. Dit heeft de werklast van medewerkers drastisch verminderd.
• Centralisatie van gegevens: Alle gegevens (contracten, producten, prijzen, volumes, enz.) worden nu één keer ingevoerd en zijn direct beschikbaar voor alle processen. Dit elimineert dubbel werk en vermindert fouten.
• Snellere processen: Transportprogramma’s, contractbeheer en voorraadbeheer worden efficiënter uitgevoerd dankzij de koppelingen binnen het systeem.

2. Verbeterde nauwkeurigheid en gegevensintegriteit

• Vermindering van menselijke fouten: Het aantal fouten in de administratie is sterk gedaald doordat handmatige invoer grotendeels is geëlimineerd.
• Realtime gegevens: De beschikbaarheid van realtime gegevens zorgt ervoor dat beslissingen gebaseerd zijn op actuele en nauwkeurige informatie.
• Consistente gegevens: Door integratie van processen is de kans op inconsistente gegevens, zoals tegenstrijdige contract- of factuurinformatie, verdwenen.

3. Betere analytische mogelijkheden

• Geavanceerde rapportages: Het nieuwe systeem biedt uitgebreide analytische functies, wat waardevolle inzichten oplevert voor evaluaties, onderhandelingen en strategische besluitvorming.
• Inzicht in prestaties: Klanten- en leveranciersprestaties kunnen beter worden gemonitord, wat helpt bij het optimaliseren van relaties en processen.
• Traceerbaarheid: Specifieke functionaliteiten zoals lotbeheer zorgen voor volledige traceerbaarheid, wat essentieel is in de voedingsindustrie.

4. Koppelingen en automatisering

• EDI met Landguth: Gegevensuitwisseling met de grootste klant verloopt nu volledig geautomatiseerd, wat leidt tot efficiëntere samenwerking en minder fouten.
• Online bankkoppelingen: Het systeem is geïntegreerd met bankdiensten, wat automatische betalingen en blokkeringen van facturen mogelijk maakt.

5. Verbeterde samenwerking en documentbeheer

• Cloudgebaseerde oplossing: Alle documenten en gegevens zijn centraal toegankelijk, waardoor samenwerken eenvoudiger en efficiënter is.
• Gestroomlijnd documentbeheer: Het gebruik van tools zoals Dropbox en losse servers is overbodig geworden, wat zorgt voor een overzichtelijker en veiliger documentbeheer.

6. Flexibiliteit en schaalbaarheid voor toekomstige groei

• Toekomstbestendig systeem: Het nieuwe pakket is schaalbaar en flexibel, waardoor het bedrijf kan blijven groeien zonder tegen de beperkingen van het systeem aan te lopen.
• Aanpasbare processen: Het systeem is zo ingericht dat processen eenvoudig kunnen worden aangepast om in te spelen op veranderende bedrijfsbehoeften.

7. Hogere klant- en leverancierstevredenheid

• Snellere reactietijden: Offertes, facturatie en leveringen worden sneller verwerkt, wat de klanttevredenheid verhoogt.
• Betere samenwerking met leveranciers: Dankzij efficiëntere processen en duidelijkere contractbeheerfunctionaliteiten is de relatie met leveranciers verbeterd.

Conclusie

De implementatie van het nieuwe softwarepakket heeft La Cantina niet alleen geholpen om administratieve uitdagingen op te lossen, maar heeft ook een stevige basis gelegd voor verdere groei, procesoptimalisatie en klanttevredenheid. Het bedrijf is nu beter uitgerust om te opereren in een complexe, internationale omgeving.